申请铁路产品认证的企业应按要求填写CRCC编制的统一格式的《铁路产品认证申请书》报CRCC业务部，并按相关产品认证规则要求提供相关附件及证明材料，主要包括：
1)组织机构代码、《企业营业执照》副本或登记注册证明文件的复印件；
2)企业情况调查表；
3)申请认证的产品与认证用标准的符合性型式检验报告；
4)受控质量手册及程序文件清单；
5)生产许可证、强制认证(指国家规定产品)及质量体系认证证书复印件(若已获得)；
6)有关技术资料(企业标准、使用说明书、必要的装配图等)；
7)铁道行业供货经历证明；
8)产品标识代码及其它。
质检部以铁道部产品质量监督检验中心为基础，主要包括质检业务管理室和机车车辆检验站、铁道建筑检验站、通信信号检验站、金属化学检验站、接触网零部件检验站、运输包装检验站、卫生检验站等7个检验站。
认证部亦以铁道部产品质量监督检验中心为基础，主要包括业务部、标准协调部、检查检验部、检验协调部和申诉监理部。综合后勤部和技术装备部为产品认证和产品检验提供技术装备保障和后勤服务。基础部以铁道部标准计量研究所为基础，主要包括：铁路行业标准化研究室、铁路专用计量室、国家轨道衡计量站、国家铁路罐车容积计量站。
对同一申证企业、同一申证产品连续2次认证不合格、或已批准撤销认证证书的，自发出通知之日起1年内CRCC不再受理该企业该产品的认证申请。受理认证申请后，申请方应与CRCC签订《铁路产品认证合同书》(初次认证或复评)，并按规定缴纳认证费用。