档案借阅制度
一,本校各业务部门人员,因工作需要,可查阅与本部门工作有关的档案:其它部门需要查阅档案的,经校领导批准后,方可查阅;
二,外单位人员查阅档案,须持县,团级以上单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅;
三,查阅档案一律在阅档室,事先填写查(借)阅档案登记册;外单位借阅档案,必须持有借阅单位的公函,经学校分管领导批准,并办理借阅手续后,方可借出,借阅时间不超过一周,确因需要,必须延期的,需办理续借手续;
四,查阅档案单位和个人,不得拆散,抽取,涂改,勾画和改变档案原貌,对丢失和损坏者要追究责任;
五,阅档时,应保持安静,自觉遵守查阅秩序,严禁吸烟,确保;
六,因工作需要调离本单位的人员,如有在本校档案室借阅档案的,必须办理归还手续后,方可办理调动手续.
一,归档文件在进行整理时,首先必须明确几种情况
下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:
①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在"归档文件目录"的备注栏中加以说明.
以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面.
3,文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度.
4,跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归后一年,等等.
5,几份文件作为一件时,"件"的日期
按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定"件"的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间.
6,无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类.
7,专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类.如:2002-2003学年的计划归入起始年;2002-2003学年的教学工作总结归入办结年.
8,临时机构(如"三讲办","普查办"等),存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档.
9,保管期限的划分
原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案盒实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,制定出本单位档案保管期限表.
,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关国家建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的定为保管.它主要包括:
(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,机关领导人任免等文件材料.
(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本机关所作的决定,批复,报告和调查研究材料.
(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料.
长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:
(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等).
(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料.
(3) 下级机关报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料.
短期,凡是在较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管.它主要包括:
(1) 本机关一般事务性的文件材料.
(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料.
(3) 下级机关报送的一般性的文件材料.
10,根据本单位的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:
(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起.
(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限.
(3) 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则.
(4) 本机关转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期.
档案的保管是一个重要过程，纸质档案虽然容易损坏但也有它自身的应用价值，所以也一直被人们使用。但由于纸质档案的特殊性，如果保管的方法不档很容易使档案文件受潮受损，而且对于保管也十分复杂，所以需要具有相关知识的人员专门对纸质档案进行归类和保管。
我们先来看看哪些因素会影响纸质档案的存放，需要我们注意哪些事项。强光直身容易使纸变黄变硬甚至破碎，环境不通风会使空气的潮湿度过大，容易使档案受潮，这样纸张上的文字就会模糊，甚至发霉。纸质档案也不能保存在高湿的环境中，因为温度过高会使纸中的分子活跃，使纸质档案的寿命变短，而且温度过高会对一些生物的繁衍提供环境，对档案的造成威胁。
空气中的灰尘也会对档案纸造成破坏，灰法吸附到纸张上，时间长了文字的辨识度降低，如果空气中存在腐蚀性的气体时，还会对对纸张的保存造成威胁。
企业在选购档案盒的时候都很关心塑料档案盒和纸质档案盒的区别，经常来电咨询塑料档案盒和纸质档案盒哪种比较好？价格怎样？今日文具这次来为大家解答一下塑料档案盒和纸质档案盒哪种比较好？
档案盒一般规格大小为31*22cm(封面）但是由于档案盒的脊背不同，一般档案盒的脊背从2cm到6cm不等，（特殊规格的也可订做）单位名称以及LOGO都需要特殊设计和制作。档案盒应用，主要有以下七大类：文书档案盒，科技档案盒，人事档案盒，会计档案盒，照片档案盒，光盘档案盒，实物档案盒。牛皮纸档案盒是档案装订管理中常用的档案盒类型。
牛皮纸档案盒分为：无酸纸档案盒和进口纸档案盒，无酸纸档案盒是国家档案局推广使用的档案盒类型，由于其不含酸性，对档案有防虫，防霉的特性，同时对档案的长期保持是比较好的，常用的无酸纸档案盒为680克制作的比较多；进口牛皮纸档案盒，采用的是进口牛皮纸，由于进口纸采用的纯木浆制作，进口纸档案盒的纸质更加坚挺、而且有良好的韧性，同时对档案保存也是比较好的。